Instytut Pamięci Narodowej (archiwum) Elżbieta Wojcieszyk „Charakterystyka pracy Referatu Ewidencji i Informacji w Oddziałowym Biurze Udostępniania i Archiwizacji Dokumentów Instytutu Pamięci Narodowej w Poznaniu” - Publikacje internetowe

Dr Elżbieta Wojcieszyk
„Charakterystyka pracy Referatu Ewidencji i Informacji
w Oddziałowym Biurze Udostępniania i Archiwizacji Dokumentów Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni
przeciwko Narodowi Polskiemu w Poznaniu”

Podstawowa struktura Instytutu określona została w art. 18 ust.1, 2 i 3 Ustawy z dnia 18 grudnia 1998 r. o Instytucie Pamięci Narodowej, w którym wymienia się:

• Główną Komisję Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu (w kraju - oddziałowe komisje),
• Biuro Udostępniania i Archiwizacji dokumentów (BUiAD) i oddziałowe biura udostępniania i archiwizacji dokumentów (w delegaturach wydziały udostępniania) - tzn. Archiwum IPN,
• Biuro Edukacji Publicznej (w kraju - oddziałowe biura edukacji pubublicznej).

W Rozdziale 3 i 4 tej ustawy uregulowano zadania IPN w zakresie gromadzenia i udostępniania akt, czyli Archiwum IPN1.
     
Przekazywanie akt do Archiwum IPN odbywa się zgodnie z zasadami określonymi w Ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz w

Rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych2.
     
Archiwa wyodrębnione, podległe Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Ministerstwu Obrony Narodowej, zostały zobowiązane do przekazania do IPN zarówno dokumentacji jawnej jak i materiałów niejawnych, zgodnie z Ustawą z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych3.
     
Kolejnym przepisem dotyczącym pracy OBUiAD, w tym Referatu Ewidencji i Informacji, jest Statut IPN i Regulamin Organizacyjny. Statut określony został uchwałą nr 10 /00 Kolegium IPN z dnia 6 września 2000 r. Regulamin Organizacyjny IPN wprowadzony został na podstawie §17 pkt 1 Statutu, jako załącznik do Zarządzenia Prezesa nr 12/00 z dnia 19 grudnia 2000 r. zmienionego Zarządzeniem Prezesa Nr 14/02 z dnia 2 lipca 2002 r. oraz Zarządzeniem Prezesa Nr 1/03 z dnia 6 stycznia 2003 r. Określono tam szczegółową organizację i zakres zadań jednostek organizacyjnych Instytutu. Rozdział 2 § 9 powyższego Regulaminu określa zadania Biura Udostępniania i Archiwizacji Dokumentów w ramach Wydziałów: Ewidencji i Informacji, Gromadzenia i Opracowywania, Udostępniania, Reprografii, Konserwacji oraz Obsługi Magazynów, a w oddziałach w: Białymstoku, Gdańsku, Katowicach, Krakowie, Lublinie, Łodzi, Poznaniu, Rzeszowie i Wrocławiu - zadania Referatów Ewidencji i Informacji, Referatów Gromadzenia i Opracowywania oraz Obsługi Magazynów i Referatów Udostępniania, czyli zadania związane z gromadzeniem, opracowaniem i udostępnianiem wyodrębnionego zasobu archiwalnego IPN.
     
Do zadań Referatu Ewidencji i Informacji, określonych w § 9 pkt. 2 ww. Regulaminu Organizacyjnego, należy:

1. Gromadzenie, porządkowanie, i opracowywanie ewidencji akt operacyjnych, administracyjnych, repatriacyjnych i osobowych; (Poprzez ewidencję należy rozumieć wszystkie kartoteki, spisy zdawczo-odbiorcze, inwentarze kartkowe, rejestry, skorowidze, wykazy, opracowania ewidencyjne, itp.),
2. Tworzenie komputerowych baz danych dla tejże ewidencji,
3. Współpraca z Wydziałem (referatami) Udostępniania w zakresie wynikającym z realizacji:
   1. art. 30 ustawy o IPN - udzielania informacji pokrzywdzonemu o dostępnych, dotyczących go dokumentach,
   2. art. 35 ustawy o IPN - udzielania informacji funkcjonariuszom i pracownikom organów bezpieczeństwa państwa o dotyczących ich dokumentach w zakresie spraw kadrowo - płacowych,
   3. art. 36 ustawy o IPN - udzielania informacji o dokumentach zawierających dane o pokrzywdzonych lub osobach trzecich, w sposób nie naruszający praw tych osób, organom władzy publicznej oraz innym instytucjom, organizacjom i osobom w celach:
      • wykonania ustawy z dnia 24 stycznia 1991 r. o kombatantach oraz niektórych osobach będących ofiarami represji wojennych i okresu powojennego (Dz. U. z 1997 r. Nr 142, poz. 950 oraz z 1998 r. Nr 37, poz. 204 i Nr 106, poz. 668),
      • wykonania ustawy z dnia 11 kwietnia 1997 r. o ujawnieniu pracy lub służby w organach bezpieczeństwa państwa lub współpracy z nimi w latach 1944-1990 osób pełniących funkcje publiczne,
      • prowadzenia badań naukowych, o ile Prezes Instytutu Pamięci Narodowej wyrazi na to zgodę.
   4. udzielania informacji innym jednostkom organizacyjnym IPN:
      • Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu,
      • Biuru Edukacji Publicznej4.

Istotne miejsce w katalogu wyżej wymienionych przepisów prawnych zajmuje Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych5. Udostępnianie dokumentów następuje z uwzględnieniem przepisów o ochronie informacji niejawnych (Ustawa o ochronie informacji niejawnych Dz. U. 99 Nr 11, poz. 95 z późniejszymi zmianami) oraz art. 36, 37 i 41 Ustawy o Instytucie Pamięci Narodowej - KŚZpNP (Dz. U. 98 Nr 155, poz. 1016 z późniejszymi zmianami), ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. 83 Nr 38, poz. 173 z późniejszymi zmianami), a także ochrony dóbr osobistych (Kodeks Cywilny).
     
Materiały archiwalne jawne lub odtajnione udostępniane są w celach naukowo-badawczych i służbowych w czytelni jawnej OBUiAD.
     
Wszystkie kwerendy realizowane przez Wydział i Referaty Udostępniania kierowane są w pierwszej kolejności do Wydziału Ewidencji i Informacji i do odpowiadających terytorialnie Referatów Ewidencji i Informacji. Zapytania sprawdzane są najpierw w zbiorach kartotecznych, następnie w spisach zdawczo-odbiorczych, a w razie potrzeby w rejestrach, wykazach oraz inwentarzach. Po wytypowaniu, na podstawie posiadanej ewidencji w Referacie, wszystkich możliwych materiałów archiwalnych sprawę przekazuje się do udostępnienia. Do zadań Wydziału /Referatu Ewidencji i Informacji należy także porządkowanie i opracowywanie przejmowanych pomocy ewidencyjnych.
     
W OBUiAD w Poznaniu Referat Ewidencji i Informacji, poza spisami zdawczo-odbiorczymi, dysponuje inwentarzami i kartotekami byłego Biura "C" WUSW z Gorzowa Wlkp., Konina, Leszna, Piły, Poznania, Szczecina, Zielonej Góry oraz ewidencją paszportową, przekazaną z Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego oraz z Lubuskiego Urzędu Wojewódzkiego (z Gorzowa i Zielonej Góry).
     
W maju ubiegłego roku zapoczątkowany został w OBUiAD w Poznaniu proces wyodrębniania i przekazywania do Referatu Ewidencji i Informacji materiałów o charakterze ewidencyjnym z zasobu aktowego, będącego w dyspozycji Referatu Gromadzenia, Opracowywania i Obsługi Magazynów.
     
W bezpośredniej dyspozycji Referatu Ewidencji i Informacji w OBUiAD w Poznaniu znajduje się obecnie ponad 110 mb kartotek i inwentarzy archiwalnych oraz, przekazywane od grudnia 2004 r., rejestry wydanych paszportów. Stan zachowania ich jest różny. Kartoteki poddane zostały procesowi odkażania. Większość rejestrów i inwentarzy wymaga konserwacji.
     
W związku z faktem, że część materiału archiwalnego, zgodnie z Ustawą o ochronie informacji niejawnych, pozostaje niejawna, całość zbioru zachowuje klauzule tajności. Wypisy z kartotek są jawne, o ile nie zawierają danych chronionych na mocy art. 25 ust. 2 pkt 2 ustawy o ochronie informacji niejawnych6.
     
Pracownicy realizują kwerendy i udzielają informacji na podstawie kartotek organów bezpieczeństwa i innych zbiorów ewidencyjnych (inwentarzy, ksiąg rejestracyjnych, protokółów brakowania, indeksów itp.), w tym na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, a także w oparciu o wytwarzane przez pracowników Referatu Gromadzenia, Opracowywania i Obsługi Magazynów pomoce archiwalne, tworzone w oparciu o porządkowane akta. Jedną z ważnych pomocy ewidencyjnych jest tzw. "kartoteka zagadnieniowa". Szczegółowo problem ten zostanie omówiony w referacie charakteryzującym kartotekę zagadnieniową b. KWMO w Poznaniu7.
    
Pracownicy REiI tworzą pomoce archiwalne w celu ewidencji, informacji i udostępniania. Opracowują ewidencję elektroniczną pomocną przy realizacji kwerendy.
     
Do czytelni jawnej im. St. Hejmowskiego w O/IPN w Poznaniu przekazano bazę o nazwie :"Ewidencja zasobu OBUiAD w Poznaniu" - liczącą ponad 160 tys. rekordów8.
     
Baza jest zbiorem informacji o zasobie, który można porównać do pierwszego etapu inwentaryzacji. Posiada pewne elementy archiwalnego katalogu tematycznego. Tworzona jest w programie Access i zawiera jawne dane z zakresu: spraw osobowych, obiektowych, śledczych, prokuratorskich, sądowych i penitencjarnych. Poszczególne rekordy informują o sygnaturze IPN, sygnaturze archiwalnej, tytule teczki i ilości tomów, ewentualnie o numerze mikrofilmu.
     
Charakteryzując Bazę nie według sposobu zorganizownia danych w jej obrębie, lecz według etapów porządkowania zasobu, należy zwrócić uwagę na jej element podstawy - to znaczy sygnaturę IPN. Sygnatura IPN utworzona została na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych. Instytucje przekazujące nadawały spisowi akt najwyższą klauzulę tajności, jaką posiadał dokument występujący w zbiorze akt przekazanych danym spisem. Tak więc spopularyzowana ostatnio dzięki mediom interpretacja dotycząca dwóch lub jednego zera w sygnaturze IPN, nie odnosi się w żadnym wypadku do charakteru materiału (np. TW, SOR, SOS) jednostki archiwalnej, lecz jest cechą niejawności nadaną zborowi akt, przekazanemu kolejnym niejawnym spisem zdawczo-odbiorczym.
     
Art. 86 ust. 2 i 3 ustawy o ochronie informacji niejawnych zobowiązuje osoby przyznające klauzule tajności lub ich następców prawnych, w odniesieniu do dokumentów zawierających wiadomości stanowiące tajemnicę państwową, wytworzonych przed 10 maja 1990 r., w terminie 36 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy, do dokonania przeglądu akt w celu dostosowania ich dotychczasowych klauzul do klauzul wynikających z ustawy. W związku z upływem 36 miesięcznego terminu przeglądu akt, o ile instytucja przekazująca nie podtrzymała klauzuli, znaczna część tych materiałów stała się z mocy prawa jawna.
     
Aktualnie obowiązująca sygnatura pozostanie jednak jako oznaczenie tymczasowe do czasu uporządkowania i archiwalnego opracowania oraz scalenia w zespoły. Dopiero wówczas będzie można nadać aktom sygnaturę stałą9.
     
Pomocą w prowadzeniu poszukiwań akt w celach naukowo-badawczych jest także "Informator o dokumentach przekazanych do OBUiAD w Poznaniu jako materiały administracyjne byłych WUSW i KWMO", który jest substytutem archiwalnego katalogu tematycznego. Udostępniony w czytelni na nośniku papierowym wykaz tzw. akt administracyjnych dotyczy dokumentów wytworzonych przez aparat represji na terenie ówczesnych województw: gorzowskiego, konińskiego, leszczyńskiego, pilskiego, poznańskiego, szczecińskiego i zielonogórskiego. "Informator" został sporządzony według kolejności narastających sygnatur IPN.
     
W celu ułatwienia poszukiwań naukowo-badawczych w czytelni udostępnione są także spisy zdawczo-odbiorcze do akt jawnych10.
     
Próbą swoistego przewodnika po zasobie archiwalnym IPN zgromadzonym w OBUiAD w Poznaniu jest dostępne w czytelni opracowanie, opisujące zawartość akt przekazanych na podstawie jawnych spisów zdawczo-odbiorczych11.
     
Osoby występujące z wnioskiem o udostępnienie materiałów, do których sporządzono pomoce ewidencyjne, samodzielnie przeprowadzają wstępne kwerendy archiwalne, korzystając z ewidencyjnych pomocy archiwalnych znajdujących się w czytelni.
     
W poszukiwaniach informacji, dotyczących określonego zagadnienia lub osoby, niezbędna jest znajomość organizacji instytucji, w której aktach dokonuje się tych poszukiwań. Wiedza o ewoluowaniu organizacyjnym aparatu represji: poszczególnych departamentów w centrali oraz wydziałów w jednostkach terenowych (np.: w 1950 : I - kontrwywiad, II - technika operacyjna i ewidencji, III - walka z podziemiem, IV - ochrona gospodarki, V - organizacje wyznaniowe, polityczne i społeczne, VI- więziennictwo, VII-wywiad, Biuro Kontroli, Biuro Paszportów Zagranicznych, Biuro Finansowo-Budżetowe, Centralne Archiwum), odgrywa ważną rolę we wskazaniu właściwych dla opracowywanego tematu akt12. Należy pamiętać, że system organizacyjny aparatu represji nie był stały. Zależał zarówno od okresu chronologicznego jak i specyfiki terytorialnej.
     
Pomocna jest także znajomość charakteru akt: np.: osobowe, dotyczące tajnych współpracowników, akta rozpracowań, sprawy śledcze, sprawy obiektowe. Do tzw. "akt administracyjnych" należą m.in. meldunki sytuacyjne, charakterystyki i materiały kontrwywiadowcze, instrukcje, zarządzenia , w tym także instrukcje dotyczące reorganizacji, likwidacji lub przekształceń jednostek organizacyjnych.
     
W toku analizy naukowo-badawczej warto zaznajomić się także z problematyką dotyczącą tzw. "brakowania akt", czyli wydzielania określonych akt celem przekazania ich na zniszczenie13. Od momentu wejścia w życie Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w 1983 r., dzielącej dokumentację na tzw. "archiwalną" (A) i "niearchiwalną"(B i Bc), jedną z ważniejszych instrukcji MSW w tym zakresie było zarządzenie MSW nr 049/85 z dn. 8 lipca 1985 r. w sprawie organizacji i zasad postępowania z materiałami archiwalnymi, za które uznano akta operacyjne, osobowe, administracyjne i o charakterze obronnym, które miały trwałe znaczenie z uwagi na wartość operacyjną, polityczną, historyczną, naukową, społeczną i gospodarczą.
     
Załącznikiem do powyższego Zarządzenia był wykaz akt, ze wskazaniem okresu ich przechowywania:

• teczki personalne wyeliminowanych tajnych współpracowników: od B-5 do B-30,
• teczki personalne wyeliminowanych tajnych współpracowników, którzy brali udział w rozpracowywaniu o charakterze szpiegostwa politycznego B-50,
• teczki pracy TW - B-5,
• teczki pracy tajnych współpracowników, jeżeli dotyczyły rozpracowywania o charakterze szpiegostwa politycznego - A,
• teczki personalne kandydatów na tajnych współpracowników nadających się do wykorzystania - B-10,
• akta rozpracowań operacyjnych dotyczących nielegalnych organizacji, zbrojnego podziemia antypaństwowego, wywiadu, sabotażu, dywersji, rozpracowań placówek dyplomatycznych - B-50,
• teczki ewidencji operacyjnej księży (TEOK) - B-10.

W omawianym Zarządzeniu MSW z 1985 r. w sprawie organizacji i zasad postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną zezwolono na niszczenie we własnym zakresie (!) w jednostce organizacyjnej dokumentacji zakwalifikowanej do kat. B-514.
     
Poza realizacją kwerend dla instytucji i osób fizycznych, pracownicy Referatu Ewidencji i Informacji wykonują także kwerendy o charakterze naukowo-badawczym.
   
Reasumując, należy podkreślić, że w pracy Referatu Ewidencji i Informacji równoważne są zarówno Ustawa o IPN i Ustawa o ochronie informacji niejawnych, a także Ustawa o ochronie danych osobowych oraz Ustawa narodowym zasobie archiwalnym. Pracownicy REiI opracowują pomoce archiwalne dla celów naukowo-badawczych i przeprowadzają kwerendy, zgodnie z przytoczonymi na wstępie przepisami oraz w oparciu o wiedzę wynikającą ze stopnia aktualnie opracowywanego zasobu.
     
Posiadana w zasobie BUiAD dokumentacja archiwalna i niearchiwalna dla badacza epoki jest ważna i niezwykła. Trzeba pamiętać, że w zasadzie nie ma na świecie archiwum, którego zasób, zwłaszcza ewidencyjny, można porównać do BUiAD IPN. Nieodzowna w przyszłości selekcja akt w celu wydzielenia dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakownia, będzie zadaniem bardzo trudnym i niesłychanie odpowiedzialnym.
     
"Wrażliwe akta" aparatu represji PRL - "bijącego serca Partii," przekazywane są do IPN od 2001 r. Przez cztery lata działalności pracownicy Biura Udostępniania i Archiwizacji Dokumentów w centrali w Warszawie i w oddziałach w kraju, także w Poznaniu, prowadzą prace archiwalne, by akta te stały się dostępnym do celów naukowo-badawczych, źródłem historycznym.

1 Dz. U. nr 155 poz. 1016 z 1998 r.,
2 Dz. U. nr 171 poz. 1396 z 2002 r. oraz Dz. U. Nr 167 poz. 1575 z 2002 r., Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 1983 r.,
3 Dz . U. nr 11 poz. 95 z 1999 r. (z późn. zm.),
4 Statut IPN-KŚZpNP - stanowiący załącznik do uchwały Nr 10/00Kolegium IPN z dnia 6 września 2000 r.; Regulamin Organizacyjny IPN - określony Zarządzeniem 12/00 Prezesa IPN - KŚZpNP z dnia 19 grudnia 2000, zmieniony Zarządzeniem Nr 1/03 Prezesa IPN -KŚZpNP z dnia 6 stycznia 2003 r.; Zarządzenie Nr 15/01 Prezesa IPN-KŚZpNP z dn. 2 października 2001 r.(z późn. zm.) - w sprawie regulaminu określającego tryb i formę rozpatrywania prze IPN wniosków i żądań osób pokrzywdzonych oraz funkcjonariuszy, pracowników, współpracowników organów bezpieczeństwa państwa; Zarządzenie Nr 8/02 Prezesa IPN-ŚZpNP z dnia 29 marca 2002 r . (z późn. zm.) - w sprawie regulaminu udostępniania dokumentów znajdujących się w zasobie archiwalnym IPN-KŚZpNP do celów służbowych; Patrz też: www.ipn.gov.pl; uwaga, tamże, w informacji o OBUiAD w Poznaniu brak pełnych nazw referatów - stan na dzień 11 kwietnia 2005 r.,
5 Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 ze zm.),
6 Polecenia w tej kwestii zawiera pismo Dyrektora BUiAD Nr BU-III-520-7460(2)/2002 z dn. 29 czerwca 2002 r.,
7 P. Drzymała, Charakterystyka kartoteki zagadnieniowej b. KWMO w Poznaniu,
8 Autorem bazy komputerowej utworzonej w 2001 r. p.t. Ewidencja zasobu OBUiAD w Poznaniu jest M.Pijewski. Dane w bazie aktualizowali w latach 2001-2004 pracownicy REiI i RGOiOM - OBUiAD w Poznaniu,
9 Ustalenia zawarte w piśmie Dyrektora BUiAD Nr BU-II-501-1/04 z dnia 10.03.2004 r.,
10 Informator o dokumentach przekazanych do OBUiAD w Poznaniu jako materiały administracyjne byłych WUSW i KWMO, opracowali w 2004 r.: P. Głuszek, M. Pijewski, A. Piotrowski, E. Wojcieszyk,
11 Charakterystyka zasobu archiwalnego OBUiAD w Poznaniu, stan na rok 2004, opracowała E. Wojcieszyk,
12 H. Dominiczak, Organy bezpieczeństwa PRL 1944-1990. Rozwój i działalność w świetle dokumentów MSW, Warszawa 1997; P. Piotrowski, Struktury Służby Bezpieczeństwa MSW 1975-1990, [w:] Pamięć i Sprawiedliwość. Pismo Instytutu Pamięci Narodowej, nr 1(3) 2003 r., s.51-107; Tamże dalsze informacje bibliograficzne,
13 Por. Polski Słownik Archiwalny, pod red. Wandy Maciejwskiej, Warszawa 1974,
14 Więcej na ten temat w: Radosław Peterman, Proces brakowania i niszczenia akt organów bezpieczeństwa państwa w latach 1954-1990, ze szczególnym uwzględnieniem terenu woj. łódzkiego, referat w OBUiAD-Łódź - udostępniony dzięki uprzejmości autora.

   Autorka jest kierownikiem
   Referatu Ewidencji i Informacji
   OBUiAD IPN w Poznaniu.